S/4HANA - Brownfield Transformation
Geschäftspartnerumstellung (CVI) im Vorfeld der S/4HANA Brownfield Migration
Auf einem Blick
Projektlaufzeit
August 2023 – Februar 2024
SAP Tools
SD | MM | SRM | ISU | CVI | LSMW | IDOC
Branche
Grundversorgung
Intialisierung und Workshops
Im Vorfeld wurde der Projektplan erarbeitet, die nötigen Ressourcen ermittelt und ein Anforderungsworkshop durchgeführt.
Blueprint Phase
Die Ergebnisse aus dem Workshop wurden in ein Migrations- und Customizing Konzept aufgenommen und von dem Fachbereich abgesegnet.
Customizing, Test und Datenbereinigung
Durchführung Customizing. Sowie CVI-Umstellung und Datenbereinigung in Sandbox-, T und Q-System.
GoLive
CVI-Umstellung auf dem produktiv System. Hypercare ist ausgfallen, da es keine Defects gab.
Übersicht
Ausgangssituation
Ein Versorgungsunternehmen sah sich mit der Aufgabe konfrontiert, sein bestehendes SAP-System für ein bevorstehendes Upgrade auf S/4HANA fit zu machen. Im Zentrum dieser Aufgabe stand die Überführung der alten Kunden- und Lieferantenstammdaten in das moderne Geschäftspartnermodell (BP), eine unerlässliche Voraussetzung für die Migration zu SAP S/4HANA. Dabei ging es um die Bearbeitung und Harmonisierung von einen großen Anzahl von Datensätzen aus unterschiedlichen Systemen wie ISU, ECC und SRM, die sich durch eine teilweise hohe Inkonsistenz auszeichneten. Nicht Bestandteil des Projekts war die Integration der Mitarbeiterstammdaten aus dem HR-System.
Aufgabenbereich
Als SAP-Berater war es meine Aufgabe, die Umstellung auf das Geschäftspartnermodell durchzuführen. Dies umfasste die Initialisierung des Projekts, Konzeption und Implementierung (Customizing) der Geschäftspartnerobjekte, die Planung und Durchführung der Datenmigration, die Sicherstellung der Datenqualität, sowie die Schulung der Mitarbeiter und die Unterstützung in der Post-Migration-Phase.
Vorgehensweise
Aufgrund meiner vorherigen Erfahrung mit der CVI und dem Geschäftspartneransatz konnte ich bereits auf Erfahrungen in diesem Bereich zurückgreifen. Ich habe daher zunächst mit einer Sichtung früherer Dokumentationen und Notizen begonnen, um bewährte Best Practices und Learnings in das aktuelle Projekt einfließen zu lassen. Basierend auf diesen Erkenntnissen habe ich zusammen mit dem Projektleiter auf Kundenseite den Projektplan erarbeitet.
Im nächsten Schritt ging es darum die Grundlagen für ein erfolgreiches Projekt zu schaffen. Dazu habe ich zunächst klar definiert welche Ressourcen und Schritte (z.B. Installation CVI-Cockpit, Sandboxsystem) erforderlich sind, um die CVI erfolgreich durchführen zu können. In Abstimmung mit dem Kunden, konnten wir dann damit beginnen die Sandbox-Systeme aufzubauen, Berechtigungen anzufordern und SAP-Hinweise einzuspielen.
Zur Vorbereitung des Workshops habe ich die Stammdaten (Kunden und Lieferanten) analysiert, um daraus Erkenntnisse für weitere Handlungsschritte zu erarbeiten. Weiterhin habe ich den Fachbereich bezüglich der bestehenden Schnittstellen interviewet, um tiefgreifende Erkenntnisse bezüglich der Systemlandschaft zu erhalten.
In dem Workshops ging es darum ein grundsätzliches Verständnis für das Businesspartnerkonzept zu schaffen und die Motivation für das Projekt offen zu legen. Im zweiten Schritt habe ich die Punkte aufgegriffen, die für das Customizing des Systems erforderlich waren. Offene Fragen aus dem Workshops habe ich erfasst und im Nachgang des Workshops aufbereitet.
Die Erkenntnisse aus dem Workshop sind dann in das Konzept eingeflossen. Parallel ging der Aufbau des Testsystems voran inklusive der Installation des CVI Cockpits. Das CVI Cockpit ist das zentrale Tool in dem Migrationsprojekt. Es dient dazu die Stammdaten und das Customizing zu analysieren und die eigentliche Umstellung vorzunehmen.
Der nächste Schritt war die Korrektur der Stammdaten mit Hilfe der LSMW auf dem Sandboxsystem. Im Nachgang haben wir die CVI-Umstellung dann komplett auf dem Sandboxsystem vorgenommen. Da das Sandboxsystem einer frischen Kopie des Produktivsystems entsprach, konnten wir bereits in einer frühen Phase des Projekts mit produktivnahen Daten testen. Nach dem erfolgreichen Test haben wir das CVI-Customizing und die Entwicklungsobjekte auf das Entwicklungssystem und dann weiter ins Q-System transportiert. Im Anschluss wurde die CVI-Umstellung nacheinander auf beiden Systemen vorgenommen. Auf dem Q-System fand zusätzlich noch ein umfangreicher Test (UAT) statt.
Da bestehende Fehler. was die CVI-Umstellung und Datenbereinigung betrifft, sowohl auf dem Sandbox als auch auf dem Q-System bereits erfolgreich behoben worden sind, konnten wir Fehlerquellen für die produktive Umstellung aktiv ausschließen und somit einen reibungsfreien GoLive über die Bühne bringen. Vor GoLive wurde noch ein Backup des System gemacht, so dass man im schlechtesten Fall hätte auf den Stand vor der CVI-Umstellung zurückspringen können. Für den eigentlichen GoLive am Wochenende stand der Fachbereich für Tests zur Verfügung.
Resultat
Die Migration verlief reibungslos und legte das Fundament für eine erfolgreiche S/4HANA Migration. Ein tieferes Verständnis für das Businesspartner-Konzept wurde im Vorfeld etabliert. Zudem wurde der Fachbereich für Fehlerquellen im Zuge der CVI sensibilisiert und in die Lage versetzt diese zukünftig eigenständig zu beheben.
Learnings
Auch in disem Projekt habe ich wieder Einiges an Learnings mitgenommen:
1) Akribische Prüfung der LSMW-Lauf-Ergebnisse ist unumgänglich
Die LSMW ist ein mächtiges Tool zur Datenmigration und -bereinigung. Dementsprechend ist äußerst genau darauf zu achten welche Felder geupdatet werden und welche Feldinhalte übergeben werden. Beim ersten Testlauf zur Datenbereinigung auf dem Sandbox System wurden mehr Felder überschrieben als erforderlich. Dies hat dazu geführt, das nach der Anpassungen ca. 1.000 Kundenstammsätze den gleichen Namen auf dem Sandboxsystem bekommen habe.
Im zweiten Testlauf haben wir dann akribisch drauf geachtet das die LSMW korrekt aufgebaut wurde. Der Abgleich der Felder vor und nach dem LSMW-Lauf auf Tabellenebene sowie die Überprüfung der Änderungsprotokolle gaben die Sicherheit, dass die Datensätze korrekt geupdatet wurden.
2) Sorgsame Planung erspart lange GoLive-Tage
Es hat sich am Golive- Wochenende bezahlt gemacht, dass wir alle erforderlichen Migrationsschritte feingliedrig aufgelistet, Verantwortlichkeit zugeordnet und in eine zeitliche Abfolge gebracht haben. Es hat sich wieder bewahrheitet, dass eine gründliche Vorbereitung unerlässlich für einen erfolgreich GoLive ist.